Un déménagement d’entreprise ne consiste pas seulement à déplacer des bureaux, des ordinateurs et du mobilier ; il faut aussi veiller à la sécurité des documents sensibles, qui peuvent être confidentiels, parfois stratégiques. Qu’il s’agisse de données RH, de dossiers clients ou de documents comptables, leur intégrité et leur confidentialité doivent être garanties à chaque étape du transfert ! 

Sans une organisation rigoureuse, les risques de perte, de vol ou de divulgation sont bien réels. C’est pourquoi il est essentiel d’aborder un déménagement de ce type avec attention.

Quel est le niveau de sécurité pour un déménagement d’entreprise ?

Gérer les archives de manière sécurisée est un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises car une simple erreur peut compromettre des années de travail ou exposer des informations critiques à des tiers non autorisés. C’est pourquoi des services spécialisés sont mis en place, pour assurer le transfert d’archives en toute sécurité. L’ensemble du processus est alors encadré : de la préparation des cartons à l’acheminement final, chaque étape suit des protocoles précis. 

Les documents sensibles sont placés dans des contenants scellés, numérotés, et suivis à la trace grâce à un système de traçabilité. Cette vigilance constante permet d’éviter les incidents ou les pertes malencontreuses !

Si besoin, vous pouvez également opter pour des solutions de destruction sécurisée pour des documents qui n’ont pas vocation à suivre l’entreprise dans ses nouveaux locaux. Leur élimination doit alors se faire selon des normes strictes, via des procédés qui garantissent une destruction totale et irréversible ; aucun risque de retrouver un rapport confidentiel dans une benne ouverte ou un contrat oublié dans un carton mal étiqueté.

Enfin, la gestion documentaire par des professionnels expérimentés apporte une réelle valeur ajoutée car, en respectant les normes de protection des données, ils assurent une manipulation discrète et professionnelle des fichiers physiques ou numériques. Cela inclut le transport, l’entreposage temporaire ou définitif, et la destruction lorsqu’elle est nécessaire. 

Le tout dans un cadre conforme au RGPD et aux exigences propres à chaque secteur !

Quels conseils pour une organisation bien rodée ?

Un déménagement d’entreprise réussi repose sur une planification rigoureuse qui commence bien avant le jour J. L’anticipation est donc importante et permet d’éviter les mauvaises surprises, garantissant un transfert fluide.

Identifier les documents sensibles à traiter

Identifier les documents sensibles à traiter est la première étape. Faites un tri clair entre ce qui est confidentiel, ce qui doit être conservé, ce qui peut être archivé, et ce qui doit être détruit ; cela permet de réduire le volume à transférer et de renforcer la sécurité globale. 

Moins il y a de documents à déplacer, moins il y a de risques.

Nommer un responsable du suivi documentaire

Nommer un responsable du suivi documentaire renforce le niveau de contrôle. Cette personne sera chargée de superviser la préparation, le conditionnement et la réception des documents sensibles. Elle assure également la liaison avec les prestataires spécialisés en transfert sécurisé ou en destruction confidentielle.

Sécuriser le transport

Sécuriser le transport est déterminant pour tout déménagement d’entreprise. Il faut disposer d’une flotte adaptée, équipée de systèmes de verrouillage et de suivi en temps réel. Le personnel intervenant doit également être formé à la manipulation de documents sensibles et soumis à des règles strictes de confidentialité.

Chez Citydem, nous validons tous ces essentiels !

Mettre en place un système d’inventaire

Mettre en place un système d’inventaire évite les pertes. Chaque boîte et chaque dossier peut être étiqueté avec un code unique ; ce niveau de suivi permet de savoir à tout moment où se trouve un document, de sa prise en charge jusqu’à son arrivée dans les nouveaux locaux. Une fois sur place, la vérification est facilitée, et tout écart est immédiatement repéré.

Prévoir une phase de test

Prévoir une phase de test sur un échantillon de documents permet d’évaluer la fiabilité de la procédure mise en place. Ce test peut révéler des failles organisationnelles ou des points d’amélioration ; il s’agit d’un investissement en temps qui évite bien des complications par la suite. Néanmoins, toutes les entreprises ne proposent pas ce dispositif car il est considéré comme trop compliqué à mettre en place.

Pour un déménagement d’entreprise, pensez à une préparation en amont ! Si besoin, faites appel à nos équipes.